Bestuurssecretaresse

Wil jij deel uitmaken van een klein en hecht team waar je nauw samenwerkt met collega’s en direct schakelt met de burgemeester, de wethouders en het managementteam? En doe jij dit het liefst in een dynamische omgeving? Lees dan snel verder!

Bestuurssecretaresse (m/v)

24 - 32 uur

 Wat ga je doen als Bestuurssecretaresse?

Als Bestuurssecretaresse van de gemeente Heemstede bied je organisatorische ondersteuning aan de burgemeester, de wethouders, de gemeentesecretaris en het managementteam. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en dat afspraken worden gepland. Geen dag is hetzelfde, want jouw werk is veelzijdig:

• Verzorgen van complex agendabeheer en behandeling van (vertrouwelijke) post.
• Verzamelen en ordenen van (digitale) vergaderstukken voor de collegeleden.
• Onderhouden van de interne en externe contacten.
• Zelfstandig afhandelen van telefoongesprekken, e-mails en correspondentie.
• Gastvrij en correct ontvangen van gasten.
• Vervangen van collega bestuurssecretaresse(s) bij ziekte en vakantie.

Korte lijnen en direct samenwerken met de bestuurders maken jouw werk bij ons dynamisch. Je werkt hoofdzakelijk op het gemeentehuis, met flexibiliteit voor thuiswerken.

Hoe ziet het Bestuurssecretariaat eruit?

Het team bestaat uit drie enthousiaste secretaresses (inclusief deze vacature). Onze drie secretaresses werken ieder voor één of twee bestuurders. Het secretariaat is niet zomaar een ondersteunende afdeling, maar echt de spil van de organisatie. Vanuit deze centrale positie heb je met vrijwel alle teams contact en draag je direct bij aan een soepele bedrijfsvoering. Daarnaast is er volop ruimte om collega’s uit de hele organisatie te ontmoeten: tijdens de gezamenlijke lunch, maar ook bij het maandelijkse koffiemoment waar de gemeentesecretaris iedereen bijpraat over actuele ontwikkelingen.

Waarom werken bij Heemstede?

Samen met 240 collega’s werken wij aan een fijne leefomgeving voor onze 27.000 inwoners. We kennen brede functies met veel zelfstandigheid en vrijheid. Werken bij Heemstede is werken binnen een gezellige en collegiale werkomgeving, waar iedereen elkaar kent. We investeren graag in jouw groei. Of het nu gaat om trainingen, workshops of doorstroommogelijkheden, jouw ontwikkeling staat centraal. Ook vinden wij een goede werk/privébalans belangrijk. Daarom bieden wij flexibele werktijden en de mogelijkheid om thuis te werken. Kom jij werken bij onze gemeente als Bestuurssecretaresse?

Wat zoeken wij?

• Je beschikt over een afgeronde MBO-opleiding (of denk- en werkniveau). Een afgeronde secretaresseopleiding is een pré.  
• Je beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Je hebt kennis van en ervaring met Microsoft Office-programma’s, zoals Outlook, Word en Excel.
• Ervaring bij een gemeente is een pré.

Aan competenties breng je verder mee:

• Nauwkeurigheid: je werkt precies en zorgvuldig, zonder details over het hoofd te zien.
• Flexibiliteit: je past je moeiteloos aan en schakelt snel in veranderende omstandigheden.
• Plannen en organiseren: je houdt het overzicht en weet precies welke activiteiten prioriteit hebben. Jij stemt jouw werk en dat van collega’s op elkaar af, zodat alles soepel verloopt.

Wat bieden wij?

• Een functie voor 24 - 32 uur per week;
• Een arbeidsovereenkomst voor één jaar met uitzicht op een vast dienstverband;
• Een salaris van maximaal € 4.015,- (functieschaal 7) bruto per maand o.b.v. 36 uur per week, afhankelijk van opleiding en ervaring;
• Bovenop jouw salaris ontvang je een Individueel Keuze Budget van 17,05% (inclusief 8% vakantiegeld). Elke maand kan jij kiezen hoe je dit budget wilt inzetten. Wil je extra salaris ontvangen, of toch liever extra verlofdagen bij kopen?
• Andere extra’s, zoals een vitaliteitsbudget van € 195,- bruto per jaar, een tegemoetkoming in de ziektekosten van € 168,- bruto per jaar en korting op je maandelijkse premie;
• Een werkgeversbijdrage van 70% in de opbouw van je pensioen via het ABP;
• Aandacht voor jouw ontwikkeling met uitstekende studiefaciliteiten;
• Mogelijkheid om deels thuis te werken met flexibele werktijden. We zorgen voor een ingerichte thuiswerkplek naast een flexwerkplek op het gemeentehuis en een thuiswerkvergoeding van € 3,25 per dag;
• Betaald ouderschapsverlof (13 weken) naast het wettelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer weten?

Voor meer informatie contact op met Inge Boon, coördinator bestuurssecretariaat, telefoonnummer (023) 5485642 of Lennard Kadiks, domeinmanager bestuurs- en juridische zaken, telefoonnummer (023) 548 56 08.

Wil je reageren?

Wat leuk! Met geschikte kandidaten gaan we direct in gesprek. Zodra we met een kandidaat overeenstemming hebben bereikt, sluiten we de vacature. Wacht dus niet lang met reageren. Lees meer over ons sollicitatieproces.

Hoe komen wij met elkaar in gesprek?

Wij nodigen kandidaten uit op gesprek aan de hand van de brief, CV én een online selectietest. De online selectietest is geen lange vragenlijst, maar bestaat uit games zodat het ook leuk is om te doen. De online games brengen jouw cognitieve capaciteiten in beeld. We krijgen hiermee inzicht in hoe jij observeert, denkt, besluit, organiseert en handelt. En dat terwijl jij gewoon aan het gamen bent! De games zijn leuk en uitdagend om te doen, maar ook volledig wetenschappelijk onderbouwd door neurowetenschappers.

Door middel van deze games kunnen wij het potentieel van onze kandidaten beoordelen. Ook van kandidaten die normaal gesproken misschien minder goed zijn in het doen van games of testjes. Als je reageert op onze vacature met brief en CV ontvang je binnen de reactietermijn nadere uitleg over de games en de link om de games te starten. Je ontvangt altijd een waardevol rapport over jouw breinprofiel.

We kijken uit naar je reactie!

Locatie: Heemstede

Wij gaan zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. Bekijk onze privacyverklaring.